目次

基礎編「書く技術」が身につけば、仕事の効率はもっと上がる！

１「読ませない」文章を書こう

「楽しみのための文章」と「ビジネスのための文章」／
読ませないで情報伝達できる工夫が重要／一読で理解してもらえる工夫が重要／
重要な情報が記憶に残る工夫が重要／管理職には30秒で情報を伝達できるように書く／
担当者には必要な情報が一目で伝わるように書く／伝達性だけでなく、論理性や作業性も重要

２　文章の良し悪しがビジネスの成否を分ける

有効な情報を効率よく共有化する／読み手のメリット／書き手のメリット／困るのは書き手のあなた！

３「書く技術」は経験では身につかない

知らなければ書けない／知っていても実践しなければ書けない／経験では書けるようにはならない／
ライティングを軽視する日本／ライティングはアメリカに学べ！

４文章を構成するには読み手のメンタルモデルに配慮しよう

予測通りの展開が理解を深める／メンタルモデルが崩れると情報処理が遅くなる／
メンタルモデルに配慮すれば読み手の読解速度はグンと増す

５負担をかける文章とかけない文章、どこに差があるの？

負担のかかり方を比べてみよう／読み比べた結果を確認しよう


理論編「書く技術」が驚くほどアップするビジネス・ライティング７つの法則

１　文章の冒頭には重要な情報をまとめて書く

【原則】文章全体はもちろん、各章、各節でも、冒頭には、大事な情報の概略（＝総論）を書く
【効果】必要な相手に、必要な情報だけを短時間で正しく伝えられる
【急所】総論を書くときは、この５点に注意しよう
冒頭に総論がない例【その１】──内容がわかりづらく、論理性も低い
冒頭に総論がない例【その２】──文章の読み直しが必要になる
冒頭に総論がある例
トレーニング１

２　詳細はパラグラフを使って書く

【原則】各論は、パラグラフで文章構成の骨組みを作ってから書く
【効果】情報の整理が容易になる
【急所】構成を検討するときは、この３点に注意しよう
パラグラフが使われていない例【その１】──何が言いたいのかわからない
パラグラフが使われていない例【その２】──支離滅裂
パラグラフ単位でしっかり構成されている例──読みやすく論理的
トレーニング２

３　パラグラフの冒頭には要約文を書く

【原則】パラグラフでもポイントを先に述べる
【効果】必要な情報だけを短時間で伝達できる
【急所】要約文を書くときは、この５点を注意しよう
冒頭に要約文がない例──全部読まなければ理解できない
冒頭に要約文がある例
トレーニング３

４　文頭にはすでに述べた情報を書く

【原則】すでに述べた情報を“つなぎ”に新情報を展開する
【効果】滑らかに流れる文章になる
【急所】既知から未知への流れを守るために、この３点を注意しよう
既知から未知の流れが守られていない例──前後の関係がわかりにくい
既知から未知の流れが守られている例
トレーニング４

５　並列する情報は同じ構成、同じ表現で書く

【原則】並列する情報はパラレリズムを守る
【効果】論理性と伝達性がパワーアップ！
【急所】パラレリズムを守るためには、この３点に注意しよう
パラレリズムが守られていない例──情報が足りず説得力に欠ける
パラレリズムが守られている例──予想通りで理解しやすい
トレーニング５

６　ひとつの文には、ひとつのポイントだけを書く

【原則】ひとつの文で、複数のポイントを述べるのはタブー
【効果】インパクトが強くわかりやすい文章になる
【急所】ひとつのポイントだけを述べるには、この３点に注意しよう
ひとつの文で複数のポイントを述べている例
ひとつの文でひとつのポイントを述べている例
トレーニング６

７　無駄なく、簡潔に書く

【原則】簡潔に表現する
【効果】情報を無駄なく伝達できる
【急所】簡潔に表現するためには、この４点に注意しよう
トレーニング７
総合トレーニング


実践編　パターンと手順を覚えて、実務の文章作りにトライしよう

１　ビジネス文章は、この型を覚えよう

総論は目的と要約でまとめる／各論は総論を詳しく展開する／結論は総論を繰り返す／
ビジネスレポートの典型例を見てみよう

２　ビジネス文章は、この手順で書き上げよう

ビジネス文章作成の11 の手順
◆総論を書く　◆文章全体の構成をパラグラフ単位で検討する
◆パラレリズムできるパラグラフがないか検討する　◆各パラグラフの要約文を作成する
◆各パラグラフを要約文に基づいて展開する　◆総論を見直す
◆情報が既知から未知へと流れているか確認する　◆パラレリズムが守られているか確認する
◆ひとつの文でひとつのポイントだけを述べているか確認する
◆無駄なく簡潔な表現になっているか確認する　◆時間をあけて見直しする

３　提案書を作ってみよう

【設定と課題】英語を社内公用語とするよう提案せよ
この資料をもとに提案書を作ってみよう
【解答例】英語公用語化の提案書

４　調査報告書を作ってみよう

【設定と課題】「スマートグリッド」とは何かを説明せよ
この資料をもとに調査報告書を作ってみよう
【解答例】「スマートグリッド」調査報告書

５　技術報告書を作ってみよう

【設定と課題】電子書籍と紙の書籍とで可読性を比較した結果を報告せよ
この資料をもとに技術報告書を作ってみよう
【解答例】「電子書籍と紙の書籍による可読性比較」技術報告書

６　回答書を作ってみよう

【設定と課題】回答書を作成せよ
この資料をもとに回答書を作ってみよう
【解答例】問い合わせに対する回答書

７　作業指示書を作ってみよう

【設定と課題】Power Pointの発表者ツールを設定する作業指示書を作成せよ
この資料をもとに作業指示書を作ってみよう
【解答例】パソコンの操作法を説明する作業指示書