絶対にミスをしない人の仕事のスゴ技BEST100
著:鈴木 真理子
内容紹介
仕事のミスをなくすためのパーフェクトブック。
「しまった、やってしまった!」といううっかりミスは、適切な対策で防げるものです。
段取りよく仕事をし、ありがちなミスをなくす仕事術を第一人者が全網羅します。
目次
◎Chapter1 仕事を爆速化する 段取り
朝、今日やる仕事をデスクに出す/準備に時間を割く/優先順位を正しくつける/作業は細分化して工程を書き出す/気になっている仕事を先にやる/ポジティブになれる仕事を用意する/お客様ファーストにする/締め切りに遅れそうなら早めに相談/仕事が重なったら直接部門の依頼を優先/プチ改善する/「割り込み常習犯」と交渉する/急ぎの仕事を減らす/余裕のある時期に仕込む/ムダ・ムラ・ムリをなくす/自分専用! 秘密のマニュアルを作る/仕事は80点主義でいく
◎Chapter2 ヌケ・モレ・遅れをなくす スケジュール管理
その場ですぐにメモする/毎日ToDoリストを作る/予定表の週始まりの曜日をそろえる/自分の手を見て月の残り日数を知る/My営業時間を決める/相手の都合を考えて納期を設定する/My締め切りを作る/自分にアポをとる/「すぐやります」と言わない/日程調整も優先順位を考える/他人の予定もおさえる/始めと終わりの時間を相手に伝える/「徒歩3分」の意味を知っておく/外ランチは11 時半にスタートする/出張の手配は早い者勝ちと心得る/オンライン会議のリマインドメールを送る
◎Chapter3 仕事をなめらかに進める コミュニケーション
積極的に質問する/指示を受けたらメモして復唱/仕事の途中で報告する/主観でなく客観で伝える/6W3Hで指示やお願いをする/ツールでイメージをすり合わせる/約束したら証拠に残す/変更や修正は「対比法」で伝える/アイスブレイクで緊張をほぐす/会議は事前に進行表を作る/会議で敵を作らずに意見を言う/オンライン会議中は内職禁止/名前をど忘れしたら名刺交換/よけいな一言で信用を失わない/甘え上手になる
◎Chapter4 手戻りをなくす 書類・メールの書き方
ファイル名に数字を入れる/書類を作る日とチェックする日は別にする/「置換」で修正モレをなくす/ビジネス文書は自動で校正/「音声読み上げ」機能を使う/印刷してチェックする/アプリケーションを疑う/1メールで1用件にする/メールの誤字脱字をなくす/テンプレートに秘密のメッセージを入れる/宛名は単語登録する/添付はメール作成の“はじめ”に行う/添付するファイルを正しく選ぶ/宛名を自動表示させて誤送信をなくす/受信トレイをスッキリさせる
◎Chapter5 気持ちよく仕事をする しくみ作り
3つのH に注意する/ヒヤリ・ハットを活かす/手書きした情報は1ヶ所にまとめる/ファイリング上手になる/ウィンドウを並べて作業する/ファイルの子分を作る/USBメモリーにコピーする/1 時間単位で仕事をリセットする/ちょこっと片づける/データはゴミ箱に捨てない/スマホに頼りすぎない/予定と一緒に持ち物も書いておく/新幹線でも仕事をする/第2・第3のデスクを決める/部屋をプチリノベする/誘いを断った理由を書いておく
◎Chapter6 パフォーマンスを高める 生活習慣
しっかり睡眠をとる/目覚まし時計は2つセットする/電車やバスで立つ/雨の日は折り畳み傘/クローゼットをスッキリさせる/仕事の服は3原則を基準に選ぶ/アイロンはかけない/前日に荷物をまとめる/なるべく平常心を保つ/上手に休む
◎Chapter7 信頼を引き寄せる ミスのリカバリー
うまくいっているときほど注意する/ミスした後にNG 行動をとらない/クレームの初期対応を間違えない/クレームには6つの手順で対応/「DCAP反省文」で信頼を取り戻す/ミスからアイデアを生み出す/「なぜなぜ分析」で自分の弱みをつかむ/自分の弱みを克服する/気持ちを切り替える/誇りと自信を持って仕事をする/利他の心を持つ/人生の優先順位を考える